5S: Orden, limpieza y algo màs

En una oportunidad, un ingeniero con experiencia me dio un consejo: "cuando lleges a dirigir un área y quieras lograr un cambio , haz orden y limpieza y con ello lograras una diferenciación notoria que hablará bien de tí". Esto puede parecer algo sin mucha importancia, pero la falta de eficiencia por no tener estos atributos es algo que nos afecta en general sin importar si esto se da en un área productiva o administrativa. Tener el hábito de ser ordenados y limpios es bueno, pero mejor si lo aplicamos en forma sistemática, tal como lo hacen los japoneses, ellos practican cinco pilares llamados las 5 S y que son los siguientes:

• Seiri o Clasificar. Es decir separar o que sirve de lo que no sirve. No podemos ordenar o limpiar si vivimos rodeados de cosas que no usamos, ocupando espacios que no nos dan productividad. En una empresa separar lo que sirve de lo que no sirve puede ser un trabajo notorio y para esto podemos ayudarnos con la colocación de tarjetas rojas en todos aquellos artículos que queremos separar y luego hacerlo en forma sistemática.
• Seiton u Ordenar. Sólo después de separar lo que sirve de lo que no sirve podemos ordenar y no antes. Ordenar implica colocar cada cosa en su lugar y rotular para saber que es lo que se encuentra ahí. Es algo que podemos ir mejorando paulatinamente con conceptos como: localización apropiada aplicando la economía de movimientos y uso del control visual que permita la comprensión rápida de dónde están las cosas.
• Seiso o Limpiar. La limpieza es efectiva si se han realizado previamente las dos S anteriores. Limpiar implica eliminar la suciedad, pero sobre todo busca eliminar las fuentes que producen la suciedad. Cuando limpiamos también estamos inspeccionando lo que permite mejorar nuestra área. Es un hábito que se debe realizar en forma periódica, antes que el nivel de suciedad afecte el área.

Estos tres primeros pilares son de acción, en cambio los dos siguientes son estados a los que queremos llegar:

• Seiketsu o Estandarización. Es el estado que existe cuando los tres primeros pilares se mantienen apropiadamente. Para eso debemos realizar actividades para tres primeros pilares: convertir en hábito la realización de los mismos, asignar responsabilidades, integrarlos al trabajo diario de todos, revisar el nivel en que estos se mantienen
• Shitsuke o Disciplina. Significa tener el hábito de mantener correctamente los procedimientos apropiados. Una vez distribuidas las responsabilidades se refiere a tener la disciplina suficiente para que se cumpla lo planificado. La disciplina es de todos y para todos

Aplicar estos pilares en forma ordenada y con el empuje necesario para que no decaigan en el tiempo, sino por el contrario, que se nutran de los logros y se desarrollen más, es algo que elimina tiempos improductivos y por ende permite la mejora de la eficiencia y efectividad de las áreas. Estos son hábitos adecuados que debemos tener y propiciar que se desarrollen en nuestro propio hogar como sello personal que debemos transmitir al trabajo.